Eines dieser Dinge ist nicht wie das andere: Vollmachten bei Versammlungen, schriftliche Stimmzettel und elektronische Abstimmung

Beispielsweise ist die Teilnahme an Gemeindeverbänden mindestens einmal pro Jahr erforderlich, um den Vorstand zu wählen und den Jahreshaushalt des kommenden Jahres zu bestätigen.

Bei der Mitgliederabstimmung bei Verbandsversammlungen gibt es viele Herausforderungen. Die größte Herausforderung besteht jedoch häufig darin, die persönliche Abstimmung durch Hunderte oder sogar Tausende von Mitgliedern zu organisieren. Es könnte praktisch unmöglich sein, einen Raum zu finden, der Platz für die gesamte Mitgliedschaft bietet, wenn alle persönlich anwesend wären. Andererseits haben einige Verbände das umgekehrte Problem, dass sie nicht in der Lage sind, genügend Mitgliederbeteiligung zu gewinnen, um die Quorumsanforderungen der Verbände zu erfüllen.

Vollmachten bei Versammlungen, schriftliche Stimmzettel und elektronische Abstimmungen können bei ordnungsgemäßem Einsatz wertvolle Instrumente für einen Verband sein, der die Teilnahme seiner Mitglieder an Jahresversammlungen fördern und gleichzeitig die Möglichkeit bieten möchte, den Ärger und die Kosten persönlicher Abstimmungen zu vermeiden. Bei falscher Anwendung können sie jedoch genau das Gegenteil bewirken. Missverständnisse hinsichtlich der ordnungsgemäßen Verwendung dieser Tools können zu unsachgemäß durchgeführten Abstimmungen führen, die einen Verband Zeit und Geld kosten und das Vertrauen der Mitglieder in den Vorstand untergraben können. Ein umfassendes Verständnis der Unterschiede zwischen diesen Tools ermöglicht es einem Verband, seine Zeit und Ressourcen optimal zu nutzen.

Als Erstes muss der Vorstand entscheiden, ob die Mitgliederklage auf einer Mitgliederversammlung stattfinden solloder ob die Aktion ohne Mitgliederversammlung stattfindet. Dies ist eine äußerst wichtige Unterscheidung. Vollmachten können bei Mitgliederversammlungen, die persönlich, virtuell oder in einer Kombination aus beidem abgehalten werden, eingesetzt werden. Anstelle von Mitgliederversammlungen können schriftliche Abstimmungen und/oder elektronische Abstimmungen durchgeführt werden. Ein Verein kann nicht gleichzeitig eine Präsenzversammlung unter Einsatz von Stimmrechtsvertretern abhalten und den Mitgliedern dann auch außerhalb der Versammlung die Möglichkeit geben, über schriftliche Stimmzettel/elektronische Abstimmungen abzustimmen.

Vereinfacht ausgedrückt handelt es sich bei einem Stimmrechtsvertreter um ein Werkzeug, das am häufigsten für Abstimmungszwecke bei einer Versammlung verwendet wird, wenn ein Mitglied nicht teilnehmen kann, und eine schriftliche Stimmabgabe und/oder elektronische Abstimmung soll verwendet werden, wenn die Mitgliederabstimmung OHNE Abhaltung einer Versammlung stattfindet.

Ein Mitglied darf bei einer Mitgliederversammlung nur dann abstimmen, wenn eines der Mitglieder:

Das Konzept eines Bevollmächtigten ähnelt einer Vollmacht; Ein Mitglied, das befugt ist, eine Stimme abzugeben, ermächtigt eine andere Person, diese Stimme für es abzugeben. Dieses einfache Konzept kann jedoch zu allen möglichen Problemen führen, wenn ein Bevollmächtigter nicht ordnungsgemäß autorisiert wird.

Es gibt drei wichtige Dinge, die ein Mitglied, das durch einen Bevollmächtigten an einer Vereinssitzung teilnehmen möchte, zunächst tun muss:

Sofern in den maßgeblichen Dokumenten des Vereins keine ausdrücklichen Anforderungen festgelegt sind, gibt es zwei todsichere Möglichkeiten, wie ein Mitglied ordnungsgemäß einen Bevollmächtigten ernennen kann:

Die vier häufigsten Arten von Proxys sind:

Bei Angelegenheiten, für die das Mitglied einen Generalbevollmächtigten einsetzt, vertraut das Mitglied auf das Urteil des Bevollmächtigten, um im besten Interesse des Mitglieds abzustimmen, ohne dem Bevollmächtigten Anweisungen zu geben, wie er die Stimme des Mitglieds abgeben soll. Bei Angelegenheiten, für die das Mitglied einen Vollmachtsbevollmächtigten einsetzt, vertraut das Mitglied darauf, dass der Bevollmächtigte so abstimmt, wie das Mitglied es auf der Vorderseite des Bevollmächtigten anweist. Es ist wichtig zu verstehen, dass es sich bei einer Vollmacht um eine Vereinbarung zwischen dem Vollmachtgeber und dem Stimmrechtsinhaber handelt; Dementsprechend ist der Verein nicht dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass der Stimmrechtsvertreter im Einklang mit den Anweisungen des beauftragten Stimmrechtsgebers abstimmt. Daher ist es sehr wichtig, dass das bevollmächtigte Mitglied einen vertrauenswürdigen Bevollmächtigten benennt.

Damit der Stimmrechtsvertreter wirksam ist, muss der ernannte Stimmrechtsvertreter unabhängig von der Art der Ernennung an der Vereinsversammlung teilnehmen (entweder persönlich oder virtuell) und tatsächlich die Stimme abgeben (es sei denn, es wird ein beschlussfähiger Stimmrechtsvertreter ernannt). Eine Stimmrechtsvollmacht ist KEINE Briefwahl und kann auch dann nicht als solche gewertet werden, wenn es sich um eine Vollmacht handelt, da es keine Garantie dafür gibt, dass der Stimmrechtsvertreter seine Stimme im Einklang mit den Weisungen des Stimmrechtsgebers abgibt.

Schriftliche Abstimmungen und elektronische Abstimmungen sind Instrumente, mit denen Verbände die Zustimmung ihrer Mitglieder einholen können, ohne dass eine Mitgliederversammlung abgehalten werden muss. Wenn ein Verband beschließt, schriftliche Stimmzettel oder elektronische Abstimmungen zu verwenden, ist es für den Verband wichtig zu verstehen, dass die schriftliche oder elektronische Stimmabgabe anstelle und NICHT zusätzlich zu einer Abstimmung auf einer Mitgliederversammlung erfolgt.

Schriftliche Stimmzettel werden in der Regel per Post oder E-Mail an alle stimmberechtigten Mitglieder verschickt, damit diese ausgefüllt und bis zu einem bestimmten Datum an den Verein zurückgesandt werden können. Ein schriftlicher Stimmzettel muss: (a) jede vorgeschlagene Maßnahme darlegen, (b) die Möglichkeit bieten, für oder gegen jede vorgeschlagene Maßnahme zu stimmen, und (c) ausreichende Informationen enthalten oder anfordern, um das Mitglied oder den Bevollmächtigten des Mitglieds, der den Stimmzettel einreicht, zu identifizieren . Schriftliche Stimmzettel können per Post oder elektronischer Übermittlung, einschließlich E-Mail, an den Verein zurückgesandt werden. Die elektronische Abstimmung kann dann genutzt werden, wenn ein Mitglied bereits eine E-Mail-Adresse angegeben hat, die für die Kommunikation und Geschäfte zwischen dem Mitglied und dem Verein verwendet werden soll. Sobald ein Mitglied eine solche E-Mail-Adresse angegeben hat, kann der Verein dem Mitglied einen elektronischen Stimmzettel oder eine elektronische Mitteilung zukommen lassen, damit es über den elektronischen Stimmzettel oder über ein elektronisches Abstimmungssystem für oder gegen jede vorgeschlagene Maßnahme stimmen kann. Der Verein kann nicht verlangen, dass Maßnahmen der Mitglieder ausschließlich durch elektronische Abstimmung getroffen werden, es sei denn, jedes Mitglied, das berechtigt ist, über die vorgeschlagene Maßnahme abzustimmen, hat eine E-Mail-Adresse angegeben, die für die Kommunikation und Geschäfte zwischen dem Mitglied und dem Verein verwendet wird. Alle schriftlichen Stimmzettel, elektronischen Stimmzettel oder elektronischen Stimmzettel müssen eine Frist angeben, bis zu der der schriftliche oder elektronische Stimmzettel oder die elektronische Stimmabgabe beim Verein eingehen muss. Das Rückgabedatum der Frist muss sowohl auf dem schriftlichen Stimmzettel als auch auf den Informationen zur elektronischen Stimmabgabe identisch sein, wenn mehr als eine Wahlmethode genutzt wird.

Ein großer Teil des Nutzens dieser beiden Tools liegt in der breiten Palette an Aktionen, für die sie verwendet werden können. Sofern die maßgeblichen Dokumente des Vereins die Abstimmung per schriftlichem Stimmzettel oder elektronischer Abstimmung nicht ausdrücklich verbieten, können alle Maßnahmen, die bei einer Mitgliederversammlung ergriffen werden können, außerhalb einer Versammlung mit diesen beiden Abstimmungsinstrumenten durchgeführt werden.

Sobald ein schriftlicher Stimmzettel oder eine elektronische Stimmabgabe an die Mitglieder übermittelt wurde, kann die Rückgabefrist nicht mehr geändert werden. Wenn der Vorstand beschließt, eine Mitgliederabstimmung mittels schriftlicher oder elektronischer Stimmabgabe durchzuführen, sollte er daher ein Datum auswählen, von dem er glaubt, dass es den Mitgliedern genügend Zeit gibt, die Stimmzettel vor Ablauf der Frist entgegenzunehmen, abzustimmen und zurückzusenden . Genau wie bei einer Mitgliederversammlung ist für die Legitimität der Aktion die gleiche Anzahl von Mitgliedern erforderlich, die erforderlich wäre, um das Quorum bei einer Mitgliederversammlung zu erreichen, um an einer Mitgliederabstimmung per schriftlichem Stimmzettel oder elektronischer Abstimmung teilzunehmen.

Vollmachten bei Versammlungen, schriftliche Abstimmungen und elektronische Abstimmungen sind nützliche Instrumente für einen Verband, der die Unterschiede und Mechanismen der einzelnen Methoden vollständig versteht. Diese Abstimmungstools enthalten jeweils ihre eigenen Nuancen, die bei unsachgemäßer Befolgung zu Fallstricken führen können.

Denken Sie daran: Vollmachten bei Versammlungen können nicht gleichzeitig mit schriftlichen Stimmzetteln und elektronischer Abstimmung bestehen – es ist ein Entweder-Oder-Vorschlag. Die Konsequenz einer unbefugten Verbandshandlung kann dazu führen, dass eine Vereinigung haftbar gemacht wird und/oder eine Verbandsklage ungültig wird. Daher ist es wichtig, dass eine Vereinigung mit ihrem Anwalt zusammenarbeitet, um sicherzustellen, dass die gewählte Abstimmungsmethode für Mitglieder mit den maßgeblichen Dokumenten und der NC der Vereinigung vereinbar ist Gesetz.